Met de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 is Delfland verplicht om in zowel de begroting (wat gaan we doen?) als in de jaarstukken (wat hebben we gedaan?) hierover te rapporteren in een aparte paragraaf. In deze openbaarheidsparagraaf gaan we in op de volgende verplichte onderdelen:
1. De actieve openbaarmaking van de verplichte categorieën documenten (artikel 3.3 Woo).
2. De inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere documenten dan de elf categorieën (artikel 3.1 Woo).
3. De passieve openbaarmaking (hoofdstuk 4 Woo).
4. De informatiehuishouding (hoofdstuk 6 Woo).
5. De aanstelling en het in dienst hebben van een Woo-contactpersoon (artikel 4.7 Woo).
6. Eventuele andere activiteiten om de Woo te implementeren.
1. De actieve openbaarmaking van de verplichte categorieën documenten
In 2023 is een externe architect aangewezen die een Project Start Architectuur (PSA) heeft opgesteld. Deze voorziet in de actieve openbaarmaking van verplichte categorieën documenten. We verwachten dat deze nieuwe infrastructuur in 2024 wordt gebouwd.
2. Inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere documenten dan de elf categorieën
Binnen Microsoft 365 is een Teams/Sharepoint omgeving ingericht waar alle Woo-verzoeken worden geadministreerd. Op de publieke website van Delfland zullen alle Woo-verzoeken (geanonimiseerd) gepubliceerd worden. Hiertoe maken we afspraken met de leverancier van de website in het kader van doorzoekbaarheid van en ruimte voor de informatie.
3. De passieve openbaarmaking
Het volledig passief openbaar kunnen maken van de Woo-stukken verwachten we in 2024. Vanaf november 2023 gaan we de Woo verzoeken die sinds de ingang van de Woo zijn geregistreerd deels publiceren. We publiceren het betreffende besluit en melden daarbij dat meer inhoudelijk informatie opvraagbaar is via de Woo-coördinator.
Eind 2023 maken we een start met de registratie van de verschillende URL’s van document verzamelingen in de landelijke Woo-index. In 2024 gaan we daarmee verder.
Om dit te realiseren, investeerden we in 2023 veel tijd in het op orde krijgen van de juiste processen en het trainen van medewerkers op dit onderwerp.
4. De informatiehuishouding
Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een integraal onderwerp, dat we in samenwerking met informatiemanagement en het project ‘Wet en regelgeving project’ oppakken. In 2023 maakten we hiermee een start en dit loopt door in 2024. Binnen Delfland treffen we maatregelen voor het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. Dat zal in 2024 zijn. In 2023 troffen we hiervoor de voorbereidingen, zoals het afstemmen van de architectuur.
5. De aanstelling en het in dienst hebben van een Woo-contactpersoon
Delfland heeft in 2023 formeel een Woo-contactpersoon (1 fte) aangewezen en een waarnemend Woo-contactpersoon. Deze rollen zijn meerjarig van opzet en zijn dus ook in 2024 en volgende jaren beschikbaar.
6. Eventuele andere activiteiten om de Woo te implementeren
De Woo-contactpersoon zal als spin in het web alle Woo-verzoeken ontvangen, informatie verzamelen en antwoorden formuleren. Daarnaast zal er een projectleider actief zijn die binnen Delfland stuurt op de verschillende thema’s van de Woo. Voor het anonimiseren (lakken) van privacygevoelige gegevens in de verschillende documenten is in 2023 een laktool aangeschaft. De implementatie en training van de medewerkers voor die tool vond in 2023 plaats en vindt waar nodig ook in 2024 plaats. De beschikbaar gestelde subsidie wordt ook hiervoor aangewend.
Sinds 2022 (en dus ook in 2023) worden alle Woo-verzoeken ingediend en behandeld via de mail. In 2022 is binnen Delfland een start gemaakt met het opstellen van een gewenste nieuwe architectuur, waarmee volledig elektronisch en veilig Woo-verzoeken zijn in te dienen en af te handelen. In 2023 en 2024 wordt met behulp van leveranciers een nieuwe infrastructuur gebouwd. Hiermee gaat Delfland per december 2024 voldoen aan de eis dat Woo-verzoeken elektronisch zijn in te dienen en af te handelen.